El sistema muestra 20 piezas. Al contarlas, encuentras 16. De esas, seis ya están apartadas para un pedido y solo diez se pueden ofrecer a otro cliente. En un mismo producto tienes dos asuntos que resolver: investigar por qué faltan cuatro piezas y evitar que ventas comprometa unidades ya reservadas.
Esa diferencia muestra cómo el inventario afecta a toda la empresa. Ventas necesita saber qué puede entregar. Compras necesita anticipar cuándo reponer. Almacén necesita explicar qué pasó con cada movimiento. Y dirección necesita entender cuánto dinero tiene invertido en mercancía y cuánto recupera al venderla.
Investiga las diferencias antes de ajustar el inventario
Cuando el conteo físico y el sistema muestran cantidades distintas, empieza por confirmar que estás comparando el mismo producto, la misma unidad y la misma ubicación. Si compras por caja y vendes por pieza, una conversión mal capturada puede distorsionar las existencias de todo un lote.
Después, reconstruye los movimientos desde el último conteo confiable. Revisa si se recibió la cantidad registrada, si quedó una salida pendiente de capturar o si la mercancía se movió a otra ubicación. Si tu sistema cuenta con un kardex, úsalo para seguir la secuencia de entradas, salidas y ajustes.
Documenta la causa cuando la encuentres y registra el ajuste que corresponda. Si la misma diferencia reaparece cada semana, revisa en qué paso se pierde el registro y quién es responsable de completarlo.
Usa la cantidad disponible para confirmar pedidos
La existencia registrada es lo que indica el sistema. La existencia física es lo que verificas en el almacén. La disponibilidad para venta considera los pedidos ya comprometidos y la mercancía que realmente puedes surtir.
En el ejemplo inicial hay 16 piezas físicas y seis apartadas, por lo que puedes ofrecer diez. Si además dos piezas están dañadas y no se pueden vender, la disponibilidad baja a ocho. Esa es la cifra que ventas necesita antes de prometer una entrega.
Calcula cuándo debes volver a comprar
El punto de reorden indica cuándo revisar si debes colocar un pedido. Para estimarlo, calcula cuántas unidades vendes mientras el proveedor surte y agrega una reserva para cubrir variaciones en la demanda o retrasos.
Supongamos que vendes cinco piezas por día hábil y el proveedor tarda cuatro días hábiles en entregar. Durante la espera venderías unas 20 piezas. Si decides mantener diez piezas de reserva, tu punto de reorden será de 30.
Cuando llegues a ese nivel, verifica si ya tienes un pedido en camino y cuándo llegará. Para decidir cuánto pedir, considera el espacio disponible, la presentación de compra del proveedor y el máximo que conviene mantener. Revisa el cálculo si cambian la demanda o los tiempos de entrega.
Distingue el capital detenido de las diferencias por aclarar
Imagina una empresa con $1,500,000 de inventario registrado. Al revisar su operación, identifica $250,000 en productos sin movimiento, $100,000 en diferencias entre el físico y el sistema y $150,000 en compras por encima del nivel que necesita.
- Los $250,000 sin movimiento representan mercancía que requiere una decisión comercial. Según el producto, puedes probar una promoción, buscar otro canal de venta o negociar una devolución.
- Los $100,000 en diferencias requieren investigación. El conteo y el historial de movimientos ayudarán a determinar cuánto corresponde a errores de registro y cuánto a faltantes reales.
- Los $150,000 en compras excesivas indican que conviene revisar los máximos y los pedidos pendientes antes de volver a surtir esos productos.
Revisa si alguna partida aparece en más de una categoría antes de sumar los importes. Un producto comprado en exceso también puede estar entre los que llevan meses sin venderse.
Verifica cuánto ganas con cada venta
Un precio de venta puede seguir vigente aunque el costo promedio del producto haya cambiado. Si vendes una pieza en $100 y su costo promedio sube de $70 a $80, tu margen bruto pasa de 30% a 20%. Cada unidad deja $10 menos de utilidad bruta.
Usa la misma base al comparar precio y costo. Si el precio al público incluye IVA, calcula el margen con el precio antes de IVA. Revisa primero los productos que más vendes y aquellos cuyo costo cambió recientemente.
Establece una revisión semanal
Elige un grupo de productos de alta rotación, de alto valor o con diferencias frecuentes. Revisa estos cuatro puntos con las personas responsables de almacén, compras y ventas.
- Conteo y diferencias. ¿Qué productos se contaron, qué diferencias siguen abiertas y quién las investigará?
- Disponibilidad. ¿Qué pedidos están comprometidos y cuáles corren riesgo de quedar sin surtir?
- Reposición. ¿Qué productos llegaron al punto de reorden y qué pedidos están por recibirse?
- Rotación y margen. ¿Qué mercancía lleva demasiado tiempo sin salir y qué productos requieren revisar su precio?
Deja registrada una acción, un responsable y una fecha para cada hallazgo. En la siguiente revisión, comprueba si se corrigió la causa y si la diferencia volvió a aparecer.
Solicita un diagnóstico gratuito de tu inventario
En SISTEC Golfo podemos revisar contigo cómo se registran las entradas y salidas, qué provoca las diferencias y qué información necesita tu equipo para surtir pedidos y planear compras. Según tu operación, también podemos evaluar cómo apoyarte con Microsip Inventarios, Compras y Punto de Venta.
Para solicitar tu diagnóstico, contacta a SISTEC Golfo e indícanos qué situación quieres revisar primero: diferencias de inventario, faltantes frecuentes o mercancía sin movimiento.
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